O termo Business Intelligence (BI) vem ganhando cada vez mais espaço nas reuniões gerenciais de empresas dos mais diferentes portes. Há propagandas que sugerem que a implantação de um processo de BI não seja uma tarefa complicada, o que realmente não é, desde que compreendida e aplicada corretamente.
Sendo assim, queremos mostrar a profundidade desses processos e como eles devem ser implementados com bastante atenção e cuidado para resultados eficazes e, dessa forma, os investimentos nas soluções de análise de dados sejam convertidos em oportunidades de negócios para as empresas.
Nesse artigo, confira alguns pontos que merecem atenção no momento da implementação de um processo de Business Intelligence nas organizações. Boa leitura!
Delimite corretamente os parâmetros a serem observados
O sucesso da gestão sempre se inicia com a escolha correta de métricas e indicadores para o seu negócio. Comece utilizando KPIs, que representam o centro das engrenagens dos processos de BI.
Ao contrário das métricas comuns, que contêm dados mais difusos a respeito do seu negócio, um KPI deve ser um dado numérico que diz algo sobre o que há de mais essencial no seu negócio.
Enquanto as métricas devem ser várias para indicar a saúde de uma infinidade de processos dentro da empresa, os KPIs ligam-se diretamente a seus objetivos, devendo expressar com uma simples olhada se os mesmos estão se realizando ou não. Por exemplo, uma empresa de vendas pode ter como métricas a rapidez de atendimento, o volume e o crescimento das vendas etc.
Defina os grupos de usuários
O Business Intelligence é bastante objetivo quanto ao seu escopo. Não é uma mudança de cima para baixo nos processos de uma empresa. É, principalmente, uma mudança na cultura de gestão, para que ela se torne mais estratégica.
Por isso, envolve três usuários principais: os utilizadores gerais de relatório na empresa, os analistas que avaliarão os dados e, por fim, os gestores, que tomarão as decisões conforme as informações captadas.
Dessa maneira, para que os processos tenham efeito é fundamental uma sinergia entre as equipes envolvidas no projeto para não haver perda de dados e, também, desalinhamento das informações.
Envolva e capacite os colaboradores
Primordialmente, investir em capacitação e treinamento constante das pessoas que vão utilizar as informações geradas pelo Business Intelligence, assim como, envolvê-las nas etapas de desenvolvimento e validação da estrutura que será utilizada ajuda no aperfeiçoamento, correções e alterações necessárias.
Não podemos deixar de destacar a parte da equipe que é mais resistente a mudanças na metodologia e mecânica de trabalho. São essas pessoas que merecem maior atenção em todo processo de implantação da solução BI, para que eles identifiquem os benefícios na rotina de trabalho e compreendam os impactos positivos em suas performances.
Escolha a ferramenta adequada a sua necessidade
É o momento mais importante da etapa inicial. Afinal, a escolha inadequada nesse momento pode representar uma grande reformulação no futuro. O ideal é pensar nas ferramentas que você precisa para monitorar os KPIs que estabeleceu e ofereçam boa usabilidade para os usuários.
Assim, a equipe de TI responsável pela implementação dos processos de Business Intelligence deve criar um protótipo — o famoso Proof-of-Concept — mais simples da solução de BI a ser instalada.
Uma das ferramentas que tem se destacado nesse mercado é o Pentaho, um software livre que permite a customização e a personalização. Ela ainda é capaz de uma maior conectividade, ao mesmo tempo que permite uma arquitetura multiplataforma, tendo, dessa forma, uma excelente usabilidade.
A Know Solutions trabalha com essa plataforma, oferecendo desde a instalação até o suporte técnico de longo prazo. Que são pontos essenciais no momento de escolha da ferramenta que será utilizada.
Fixe um prazo para implementação
Uma das etapas essenciais no processo da execução de uma estratégia de Business Intelligence é a definição de um prazo. Pode parecer óbvio, contudo, muitas empresas não dão a atenção necessária para esse estágio da implementação de BI o que acaba impactando no resultado dessa iniciativa.
Vale lembrar que esse processo de implementação não é rígido. Isso acontece pelas constantes mudanças que acontecem no cenário nacional e internacional que influenciam no comportamento das pessoas, assim como, na movimentação do setor onde o negócio está inserido.
Portanto, para que os efeitos do Business Intelligence sejam positivos é importante a gestão entender onde a empresa está, onde ela quer chegar e qual o prazo para que os benefícios e investimentos dessa estratégia apareçam e melhorem a competitividade junto aos concorrentes.
Estabeleça metas
Um ponto que merece destaque é a definição de metas. Afinal, toda ação tem como objetivo os resultados e para mensurar que respostas a implementação de Business Intelligence traz é fundamental definir metas para que todos os esforços façam sentido e a compreensão de todo processo seja mais clara.
Nesse sentido, saber os dados a serem avaliados, quem vai precisar desses dados e acompanhar os objetivos de perto, permite que os responsáveis tenham reações rápidas, identifiquem gargalos, tomem decisões de forma rápida, testem e aprimorem as estratégias comerciais da empresa.
Mapeie e organize os dados coletados
Para construir a ferramenta ideal de Business Intelligence, é extremamente necessário saber a origem dos dados que alimentarão o data center. São CDs, planilhas, a rede, os bancos de dados etc. Se os dados não existem e devem ainda ser colhidos, o caso será outro; o ideal é uma pesquisa com os membros da sua empresa a respeito das possíveis fontes futuras.
Além disso, é necessário organizar os dados recebidos para poder ter acesso, gerenciar e ter soluções mais estruturadas que gerem insights para a empresa. Essa etapa, consiste no planejamento e uso das informações de forma inteligente, estratégica e organizada nos negócios.
Construa a solução de BI
Após os pontos que destacamos, chega o momento de construir a solução de Business Intelligence adequada ao momento da organização. Tenha em mente os seguintes tópicos:
- o que será medido;
- quem precisa das medidas;
- onde serão analisados os dados;
- de onde serão colhidos os dados.
Seguindo essa ideia, construa uma ferramenta de Business Intelligence voltada para a sua empresa. Aí será o momento de:
- determinar se um setor de TI precisa ser instalado;
- saber se é preciso terceirizar os processos de Big Data e Data Mining;
- treinar as equipes para utilizar as soluções de BI;
- comprar os equipamentos corretos e contratar ou licenciar o software correto.
Comemore os resultados
Não podemos deixar de destacar o comemorar das vitórias e resultados obtidos. Com o projeto concluído e funcionando naturalmente é importante celebrar o alcance ou superação das metas.
Esse é o momento de reconhecer os esforços e desempenho de cada integrante da equipe por sua contribuição nesse momento importante da empresa e do futuro dos negócios e reuni-los para que cada um saiba de sua importância em todo o processo. A sensação de reconhecimento contribui até mesmo no engajamento dos colaboradores com a empresa.
Por fim, se você não está habituado à tecnologia e gestão estratégica, o ideal é contratar uma consultoria de BI para que ela supervisione a implementação dos processos na sua empresa. Se você for cuidadoso e tiver êxito nesse momento, colherá certamente dados seguros para tomar suas decisões estratégicas.
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